Защо да дигитализирате документния си архив?

Много компании в сектори като счетоводство, телекомуникации, банково и застрахователно дело, недвижими имоти, адвокатски дружества и нотариални кантори, болници и медицински центрове в своята дейност генерират всеки ден голям обем от оперативни документи, които е необходимо да се архивират, съхраняват и защитават.

Много от тях сами съхраняват документния си архив за нормативно определения срок /обикновено за 10г./ в кашони на място в офисите си, без строго определена система на подреждане. Много организации не разполагат със собствена система за архивиране и използване на електронни (сканирани) документи. Документите често са неподредени в ясна хронология, поради което при търсене са трудно достъпни и отнема значително време на служителите да открият нужната информация при необходимост. Неправилното съхранение на архива води до нарушаване на целостта на документите и тяхното качество във времето.

От друга страна, пандемията от Covid- 19 в последните две години постави бизнеса в такива условия, където работата от разстояние се превърна в новото ежедневие за много компании от частния сектор. Дигитализацията навлезе с бързи темпове и нуждата от ефективни решения за управление и съхранение на документи, които да бъдат достъпни по всяко време, стават все по-актуални. За да може работата да тече гладко, е нужно тези документи да бъдат „на една ръка разстояние“, както и да са защитени в тяхната цялост за период, определен от нормативните изисквания.

Нашата компания може да им помогне да спестят време, усилия и средства при дейностите по съхранение, управление и защита на документния им архив. В съвременния свят дигитализацията на документния архив е едно от най-ефективните решения за управление на фирмените данни, допринася за сигурността и надеждността на съхраняваната информация.

Предлагаме аутсорсинг решение за дигитализация на документен архив, което не изисква внедряване на специализиран софтуер и наличие на инфраструктура. Клиентите получават право на ползване на система за дигитализация на документен архив с уеб-базиран достъп от настолен компютър или през мобилно устройство. Налична е опция за инсталиране на приложението на мобилно устройство чрез технологията PWA (Progressive Web App).

Аутсорсинг услугата включва подготовка на документите – сканиране на хартиени документи във фирмения офис или на място при клиента; Индексиране на сканираните документи; Дигитализация на архива чрез специализирана уеб базирана система за съхранение и управление на документи; Достъп до дигиталния архив чрез двуфакторна идентификация- създаване на потребители с различни права и ограничения, и достъп чрез електронна автентикация и Квалифициран електронен подпис на Evrotrust; Неограничено добавяне и обработка на нови документи в дигиталния архив; Съхранение на дигиталния архив на съвременни сървърни системи, собственост на Bullsoft; Осигуряване на допълнителен бекъп на архива на клиента и администриране.

През портала клиентите могат да добавят самостоятелни нови документи към електронния си архив – като просто прикачат файлове или снимат с телефона си документи през приложението. Освен това, може да се търси информация по тагове, описание или по съдържание на самите сканирани документи и др., както и да се изтегля сканираното копие на архивиран документ.

Bullsoft поддържа висока степен на сигурност на електронния архив чрез двуфакторна идентификация – създаване на потребители с различни права и ограничения и достъп чрез електронна автентикация и Квалифициран електронен подпис на Evrotrust. Всички файлове се съхраняват криптирани на съвременни сървърни системи, собственост на Bullsoft, и минават защитени през интернет.

Резултатът за клиентите е надежден и защитен дигитализиран архив, който подпомага оптимизирането на бизнес процесите и повишава ефективността на работещите. Документите много по-лесно могат да бъдат намерени, споделяни, изтегляни, изпращани, управлявани и защитени.

Услугата подобрява достъпа до архива –по всяко време потребителят има бърз достъп до необходимите документи през интернет, в реално време. С помощта на технологията OCR (оптично разпознаване на символи) всеки клиент може да търси в базата данни желания от него документ по заглавие или откъс. Търсенето отнема минути и спестява прелистване през страници и дълго търсене. Освен това, системите на Bullsoft са в готовност да допълнят съхранените данни или да ги коригират, за да се поддържа архива постоянно актуален.
Работата с дигиталния архив спестява време на служителите в търсене, вадене и копиране на документи, а също така намалява разходите за печат и консумативи. Използването на електронния архив премахва нуждата от вадене на оригинали от архива, т.е. премахва се опасността от загуба на оригинален документ.

Осигурена е и регулаторна съвместимост. Системата за дигитализация следи за спазване на законово регламентирания срок за съхранение на документи и изпраща нотификации до клиента.