ИНТЕЛИГЕНТНО УПРАВЛЕНИЕ НА ИНФОРМАЦИЯТА: 4 ВАЖНИ АСПЕКТА

ИНТЕЛИГЕНТНО УПРАВЛЕНИЕ НА ИНФОРМАЦИЯТА: 4 ВАЖНИ АСПЕКТА

автор: TechNews.bg 

Онаследените начини за управление на информацията трябва да отстъпят място на интелигентни решения

Бизнесът трябва да има достъп до информация по всяко време, навсякъде и на всяко устройство (снимка: CC0 Public Domain)

Когато бизнесът започна да превръща хартиените си документи в цифрови файлове, нямаше особено строги правила относно това къде да се съхранява информацията. В немалко случаи тя се оказа разпръсната по настолните компютри и твърдите дискове на служителите или натрупана по входящите пощенски кутии. С течение на времето организациите осъзнаха ползите от предоставянето на информация така, че да е по-лесно достъпна за всички членове на екипите. Започнаха да се въвеждат решения за споделяне на файлове.

Сега, когато бизнесът започва все повече да разчита на данните, включително на т.нар. неструктурирани данни, онаследените начини за управление на информацията трябва да отстъпят място на интелигентното управление на информацията (IIM). В противен случай много бизнеси просто няма да могат да оцелеят, отбелязва Securitybrief. Има четири важни аспекта на интелигентното управление на информацията.

Премахване на „силозите”

Когато съдържанието е „разпиляно” из различни приложения и системи, за служителите може да се окаже почти невъзможно да намерят това, от което се нуждаят, и то точно тогава, когато имат нужда от него. Например, ако даден служител търси документ в системата за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM), може да не го намери, защото документът всъщност се съхранява във фирмената система за планиране на корпоративните ресурси (ERP). Това обаче създава значителна неефективност. Проблемът може да компрометира качеството на бизнес-решенията, които се вземат.

Интелигентното управление на информацията може да премахне тези „силози”, като предоставя възможност за търсене в цялата дигитална бизнес-среда, независимо къде се съхранява информацията. Така служителите ще мога да достъпват и използват всяко съдържание по всяко време, навсякъде и на всяко устройство.

При това положение мощните резултати от контекстното търсене ще изведат документите, които служителят търси, заедно с всякаква друга подходяща информация. Това може драстично да намали загубеното време в търсене на документи и проверка на версии. На свой ред служителите имат възможност да се съсредоточат върху дейностите, генериращи приходи.

Сигурност на данните и информацията

Данните са бизнес-актив, който трябва да бъде защитен, за да осигури конкурентното предимство на бизнеса. Но ако данните не са обозрими за бизнеса до последната малка частица, която се съхранява, потенциалът за пробив може да се окаже твърде голям.

Затова системата за интелигентно управление на информацията трябва да предоставя пълен, 360-градусов поглед върху данните във всички системи и хранилища. На тази база се прилагат правила за контрол на правата за достъп на потребителите.

Ефективност на база изкуствен интелект

Използвайки изкуствен интелект за класифициране на информацията, съвременните IIM решения могат допълнително да допринесат за способността на служителите да намират правилния документ, когато имат нужда от него. Това позволява на работещите да се съсредоточат върху текущата задача, вместо да хабят време в търсене на информация.

Възможности за дистанционна работа и сътрудничество

Изпращането на документи по имейл създава рискове за сигурността и контрола на версиите. Но в условията на дистанционна и хибридна работа много организации прибягват именно до електронната поща за обмен на информация между работниците.

При интелигентното управление на информацията отдалечено работещите разчитат на дигитални системи, които им дават достъп до правилната информация, без да разчитат на прикачени файлове към електронни писма. Това позволява ефективно сътрудничество между служителите, като в същото време се елиминират рисковете за сигурността и вероятностите за проблеми с версиите.

Всичко това идва да покаже, че съвременните IIM решения правят важната информация лесно достъпна за оторизирани потребители, когато и когато имат нужда от нея, което повишава производителността, повишава удовлетвореността на клиентите и допринася за по-голяма рентабилност.